Planifier une réunion semble simple.
Jusqu'à ce que vous commenciez à échanger des messages.
- « Quel horaire vous conviendrait ? »
- « Et mardi, ça vous irait ? »
- « Matin ou après-midi ? »
- « À 10 h ? »
- « Ce créneau est déjà pris. »
- « Et 11 h ? »
Ce qui devrait prendre quelques secondes peut se transformer en toute une conversation.
Et il y a une question intéressante : et si la conversation elle-même pouvait gérer la planification ?
C'est exactement l'idée derrière la connexion d'un Chat IA à Google Agenda.
Au lieu d'envoyer le visiteur vers une autre page, le chat peut comprendre qu'il souhaite planifier une réunion, vérifier les disponibilités du calendrier et finaliser la réservation directement dans la conversation.
Qu'est-ce qu'un Chat IA avec Google Agenda ?
Un Chat IA intégré à Google Agenda peut faire plus que répondre à des questions.
Il peut aussi vérifier les créneaux disponibles et permettre aux visiteurs de planifier des réunions directement via le chat.
Avec Attlas, le chat vérifie vos disponibilités Google Agenda en temps réel avant de présenter les créneaux disponibles au visiteur. Il collecte ensuite les informations nécessaires, crée l'événement dans le calendrier et envoie automatiquement l'invitation.
Cela transforme le chat en une sorte de calendrier qui peut parler.
La personne n'a pas besoin de :
- Chercher une page de planification ;
- Ouvrir un autre outil ;
- Copier-coller un lien ;
- Vérifier manuellement les créneaux disponibles ;
- Attendre qu'une personne réponde.
Pourquoi automatiser la planification des réunions ?
Parce que planifier une réunion ne devrait pas nécessiter une conversation après la conversation.
Quand quelqu'un parle déjà à votre entreprise, il y a probablement une raison à cela.
- Ils veulent en savoir plus sur votre service.
- Ils sont intéressés par une démo.
- Ils ont besoin de planifier un rendez-vous.
- Ou ils veulent discuter d'un projet.
À ce moment-là, ajouter une étape supplémentaire, « cliquez ici pour planifier », peut créer une petite interruption dans l'expérience.
Un Chat IA connecté à Google Agenda peut éliminer cette friction.
La personne demande :
« J'aimerais planifier une démo. Quand êtes-vous disponible ? »
Et le chat peut poursuivre la conversation à partir de là.
Comment fonctionne un Chat IA avec Google Agenda ?
Toute l'expérience peut se dérouler dans le chat.
1. Le visiteur demande à planifier
La conversation peut commencer de n'importe quelle manière.
Par exemple :
« J'aimerais parler à quelqu'un de l'équipe. »
ou :
« Je veux planifier une démo. »
Attlas comprend que la personne souhaite planifier et lance le processus de réservation.
2. Le chat vérifie vos disponibilités
Attlas vérifie les périodes occupées dans votre Google Agenda et prend également en compte les règles de disponibilité que vous avez configurées.
Ainsi, le chat ne présente pas simplement des créneaux horaires aléatoires.
Il vérifie vos disponibilités en temps réel avant de proposer des horaires au visiteur.
3. Le visiteur choisit un horaire
Après avoir consulté les options disponibles, la personne choisit l'horaire qui lui convient le mieux.
Vous pouvez définir la durée des réunions, par exemple 15, 30, 45, 60 ou 90 minutes, ainsi que configurer les heures de travail et le délai minimum requis pour les réservations.
4. Le chat collecte les informations nécessaires
Avant de finaliser la réservation, Attlas collecte au moins le nom et l'e-mail du visiteur.
Vous pouvez également configurer des informations supplémentaires que vous souhaitez connaître avant la réunion, telles que leur entreprise, la taille de leur équipe ou la raison de leur prise de contact.
Cela signifie que la conversation peut faire plus que simplement planifier un horaire.
Elle peut préparer la réunion.
5. La réunion est créée automatiquement
Après confirmation :
- L'événement est créé dans Google Agenda ;
- L'invitation est envoyée au visiteur ;
- Les informations du visiteur sont enregistrées comme prospect ;
- Une confirmation apparaît directement dans le chat.
Pas d'e-mails aller-retour. Pas de copie manuelle des informations. Pas besoin d'ouvrir un autre outil.
Vous pouvez définir différents types de réunions
Toutes les réunions n'ont pas le même objectif.
C'est pourquoi Attlas vous permet de configurer différents types de rendez-vous, tels que :
- Appel découverte
- Démo produit
- Consultation
- Réunion
- Rendez-vous
Vous pouvez également ajouter un contexte spécifique pour chaque type de réunion.
Par exemple :
« Il s'agit d'une démo produit de 30 minutes. Demandez au visiteur quelle entreprise il représente et quel est son principal défi. »
Ainsi, le chat ne se contente pas de planifier.
Il peut comprendre le contexte de la réservation.
Le visiteur doit-il quitter le chat ?
Non.
Et c'est peut-être la partie la plus intéressante de l'intégration.
Normalement, quand quelqu'un veut planifier quelque chose, l'expérience ressemble à ceci :
Conversation → lien → page externe → calendrier → formulaire → confirmation
Avec Attlas :
Conversation → disponibilité → choisir un horaire → confirmation
Tout se passe dans le chat.
Le visiteur n'a pas besoin d'être redirigé vers une page de planification externe.
Que se passe-t-il si le visiteur souhaite annuler ?
Le processus ne se termine pas une fois la réunion planifiée.
Le visiteur peut revenir dans le chat et demander une annulation.
Attlas vérifie le rendez-vous associé à l'adresse e-mail fournie et peut annuler la réunion directement.
Lorsqu'une réunion est annulée, l'événement est également supprimé de Google Agenda, le visiteur est notifié et les enregistrements sont mis à jour.
Vous pouvez également gérer les rendez-vous à venir directement depuis le tableau de bord Attlas.
Quels types d'entreprises peuvent utiliser un Chat IA pour la planification ?
Presque toutes les entreprises qui doivent planifier des rendez-vous peuvent bénéficier de ce type d'expérience.
Cliniques et professionnels de santé
Quelqu'un peut se renseigner sur un service, obtenir des réponses à ses questions et planifier un rendez-vous lorsqu'il décide de passer à l'action.
« Quels créneaux avez-vous demain ? »
Le chat peut vérifier le calendrier et présenter les options disponibles.
Consultants et prestataires de services
Imaginez quelqu'un qui arrive via votre site web ou le lien dans votre bio.
Au lieu de chercher une page « Planifier une réunion », la personne peut simplement demander :
« J'aimerais parler de mon projet. Pouvons-nous planifier une réunion ? »
Le chat gère le processus.
Entreprises B2B
Un client potentiel peut poser des questions sur votre produit, comprendre comment il fonctionne et, quand il est prêt :
« Pouvons-nous planifier une démo ? »
La réservation se fait dans le même flux.
Agences
Une conversation peut commencer par des questions sur les services, les tarifs et les besoins du client, et se terminer par une réunion commerciale.
Restaurants et commerces locaux
Selon la façon dont le calendrier et le flux de conversation sont configurés, le même principe peut être utilisé pour organiser des créneaux horaires et des réservations.
La logique est toujours la même : la personne n'a pas besoin de quitter la conversation pour passer à l'étape suivante.
Imaginez une clinique
Quelqu'un entre dans le chat et demande :
« Acceptez-vous ma mutuelle ? »
Attlas répond.
La personne poursuit :
« Et quels créneaux avez-vous demain ? »
Le chat vérifie Google Agenda.
« Nous avons 10 h, 11 h 30 et 15 h. »
La personne choisit 11 h 30.
Attlas collecte son nom et son e-mail, confirme le rendez-vous et crée l'événement dans le calendrier.
La personne n'a jamais eu à quitter la conversation.
Et la partie la plus intéressante, c'est que le rendez-vous n'a pas eu lieu malgré la conversation.
Il a eu lieu grâce à elle.
Comment configurer Google Agenda dans Attlas
L'intégration est conçue pour être simple et peut être configurée en quelques minutes.
1. Connectez votre Google Agenda
Dans le tableau de bord Attlas :
- Allez dans Paramètres.
- Allez dans Intégrations.
- Trouvez Google Agenda.
- Cliquez sur Connecter.
- Connectez-vous à votre compte Google et autorisez l'accès.
- Choisissez le calendrier que votre Attlas doit utiliser.
2. Configurez vos disponibilités
Vous pouvez ensuite définir vos règles de planification.
Vous pouvez configurer :
- Fuseau horaire
- Jours et heures disponibles
- Types de réunions
- Durée des rendez-vous
- Délai minimum
- Si un numéro de téléphone est requis
- Informations que le chat doit collecter
Vous pouvez également expliquer le contexte de chaque type de réunion au chat afin qu'il sache quelles questions poser avant de finaliser la réservation.
3. Laissez Attlas s'occuper du reste
Une fois que tout est configuré, le visiteur peut lancer le processus directement dans le chat.
Attlas vérifie les disponibilités, collecte les informations, planifie le rendez-vous, envoie l'invitation et enregistre le prospect.
Vous configurez une fois. La conversation fait le travail.
Le véritable objectif n'est pas d'automatiser le calendrier
Il est facile de regarder cette intégration et de penser :
« Attlas peut désormais planifier des réunions. »
Mais ce n'est qu'une partie de l'histoire.
La partie la plus intéressante, c'est ce qui se passe avant la réservation.
- Le visiteur peut poser des questions.
- Il peut en apprendre davantage sur votre service.
- Il peut obtenir des réponses à ses doutes.
- Il peut déterminer si vous êtes la bonne personne ou la bonne entreprise pour lui.
- Et seulement ensuite décider de planifier une réunion.
C'est pourquoi la planification a autant de sens dans un Chat IA.
La conversation a déjà créé le contexte. La réservation est simplement l'étape suivante.
Une nouvelle façon de penser la planification
Pendant longtemps, nous avons traité la planification comme une tâche à part.
- Vous parlez à quelqu'un.
- Puis vous envoyez un lien.
- La personne ouvre une autre page.
- Choisit un horaire.
- Remplit ses informations.
- Et revient à la conversation.
Mais peut-être que ce n'était pas nécessaire.
Si la personne vous parle déjà, pourquoi la forcer à quitter la conversation pour planifier une réunion ?
Avec Attlas et Google Agenda, la planification peut simplement se poursuivre là où la conversation se trouve déjà.
Une conversation. Une action. Aucune friction inutile.
Commencez à automatiser votre planification
Connectez votre Google Agenda à Attlas et laissez vos visiteurs trouver des créneaux disponibles et planifier des réunions directement via votre Chat IA.
Votre calendrier sait déjà quand vous êtes disponible. Maintenant, votre chat aussi.
Auteure publiée et rédactrice spécialisée en communication numérique. Elle transforme les idées en textes qui aident les gens à apprécier et à découvrir tout le potentiel d’Attlas.